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Les 3 enjeux de la smart meeting room

La salle de réunion a bien changé : connectée, accessible par tous et à tout moment, elle est plus que jamais un espace de productivité au service de la collaboration dans – et autour de – l’entreprise. Mais pour donner sa pleine mesure et accompagner vos collaborateurs au quotidien, elle doit être conçue au plus près des usages métier de votre entreprise. Dans un contexte de coût du foncier élevé, de mobilité accrue et d’un time to market plus réduit que jamais, il est temps de réinventer les modes, mais également les espaces de collaboration. De la conception à l’exploitation, voici comment concevoir cet espace d’un nouveau genre et tirer le meilleur parti de vos réunions.

 Conception : au plus près des usages

Si vous vous êtes un jour retrouvés à 4 dans une salle de réunion prévue pour 20 (et inversement), c’est probablement que votre équipement n’est pas parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise. Le même constat peut d’ailleurs être fait pour l’attribution des lieux : la salle de visio est occupée par une réunion classique à l’heure d’un meeting avec un client ? La salle du comité de direction est constamment inoccupée car vos collaborateurs ignorent qu’ils y ont accès ?

Concevoir une Smart meeting room, c’est donc tout autant mettre à la disposition des utilisateurs le mix technologique le mieux adapté à leurs challenges, mais également envisager les usages de l’entreprise dans sa globalité : disposition des locaux, accessibilité, systèmes de réservation de salle, etc. La solution est probablement dans la multiplication d’espaces multimodaux : bulles, phone box, petits espaces pour 3 ou 4 personnes… Penser Smart meeting, c’est avant tout penser Smart workplace !

Lors de la conception de vos espaces de réunion, nos équipes vous accompagnent dans l’analyse des usages en vigueur et dans la recommandation des solutions les mieux adaptées à vos besoins spécifiques. La technologie en tant que telle sera la résultante de cette étude initiale : le point de départ, c’est le niveau de service que vous souhaitez offrir à vos différentes populations, afin de maximiser l’appropriation, l’usage et les bénéfices opérationnels de cet équipement.

 Déploiement : privilégier la prise en main

Qui n’a jamais perdu 10 minutes à trouver une salle de réunion disponible ? Et 10 autres minutes à connecter son PC à l’écran ou à tenter de mettre en service la solution de visioconférence ? Rapportés à l’ensemble de vos collaborateurs, ces instants perdus représentent une véritable perte sèche pour votre productivité, sans compter la frustration et la déperdition d’énergie qu’ils occasionnent.

La clé d’un déploiement réussi ? Une intégration maximale de solutions cohérentes, adaptées aux besoins des utilisateurs et conçues pour une prise en main immédiate. Inutile de surdoter vos espaces de réunion : privilégiez plutôt la qualité des interactions et la facilité des équipes à s’approprier les outils à leur disposition.

Dans ce contexte, la qualité de votre intégrateur est clé. C’est de sa capacité à concevoir le meilleur « package technologique » (écrans tactiles, dalles, infrastructure audiovisuelle) que dépendra la performance de votre déploiement. Aussi avancée soit-elle, la technologie doit devenir transparente au service du confort et de la productivité des utilisateurs. Une forme d’uberisation de la réunion, dans laquelle la gestion de l’hétérogénéité garantit un usage simple, fluide et performant.
 

Management : souplesse et proactivité

La gestion d’un parc de salles de réunion ne s’improvise pas. Que les équipes en charge de ces espaces doivent administrer 5 salles identiques ou plusieurs centaines de zones multimodales, la question du management de votre équipement doit être envisagée dès la phase de conception. Les challenges sont en effet multiples : gestion des stocks de pièces, contrats de maintenance, hétérogénéité des SLA… Autant de facteurs qui peuvent rendre la gestion du cycle de vie de vos salles de réunion particulièrement complexe et chronophage.

Aujourd’hui, de nombreuses solutions sont à la disposition des gestionnaires pour faciliter et optimiser l’attribution de ces espaces, mais également pour piloter dynamiquement l’accès et même la configuration de ceux-ci. Une réunion prévue pour 10 personnes ne rassemble finalement que 3 collaborateurs ? Ceux-ci sont automatiquement dirigés vers une salle plus adaptée. Une salle réservée n’est pas occupée ? Au bout de quelques minutes, son statut passe d’occupée à disponible. 

Des capteurs intégrés à vos salles permettent également de faire varier leur disposition afin de les adapter aux préférences de son usager : éclairage, disposition des écrans… Il est même possible d’optimiser la luminosité et même la climatisation pour éviter les déperditions d’énergie, pour maximiser encore le ROI de ces espaces essentiels.  Ainsi étroitement interfacé à votre système d’information, le monitoring de vos Smart meeting rooms devient le meilleur allié de votre productivité, tout en facilitant au quotidien les missions des équipes chargées de leur gestion.

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